Электронный архив в интересах общества и гражданина

9 Июня 2016

Круглый стол «Электронный архив: настоящее и будущее», который состоялся в рамках VIII Международного IT-Форума с участием стран БРИКС и ШОС, собрал представителей Югры, Москвы, Татарстана, Удмуртии, Челябинской области, Ямало-Ненецкого округа.

Для обсуждения были предложены такие темы, как создание электронного архива, комплектование архивов электронными документами, оказание платного удаленного доступа к электронным документам и другие.

Модератор круглого стола директор библиотечного комплекса ФГБОУ ВПО «Магнитогорский государственный технический университет» Александра Макарова свое выступление посвятила проблемам и перспективам применения облачных технологий в электронных архивах и государственном управлении.

Александра Макарова поделилась опытом участия в Парижской Высшей архивной конференции, где ознакомилась с актуальными практиками внедрением электронных архивов. Институт изучения общественного мнения во Франции провел исследования на тему: действительно ли электронный архив способен заменить привычные формы хранения документов? Оказалось, однозначного ответа на этот вопрос нет. К примеру, опыт Германии доказывает, что может существовать гибридное делопроизводство. Там успешно используют электронный архив и бумажные носители. По мнению Александры Макаровой, в нашей стране необходимо усилить просветительскую работу, чтобы население, доверяло новым технологиям.

Тему «Электронный архив Югры: от создания до успешной эксплуатации» на заседании круглого стола раскрыли начальник отдела контроля комплектования архивного фонда Российской Федерации и государственного учета архивных документов Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа Юлия Дружинина и директор Государственного архива Югры Наталия Судакова. В связи с ростом обращений, как со стороны граждан, так и юридических лиц, еще в 2009 году было принято решение о создании комплексной информационной системы, которая позволила автоматизировать деятельность Архивной службы, Государственного архива и 22 муниципальных архивов Югры. Теперь их ресурсы объединены в единое информационное пространство. Преимуществ в этом много, в том числе одно из главных – повышается сохранность документов за счет предоставления пользователям их электронных копий.

По словам Юлии Дружининой, в электронный вид переведено 99% научно-справочного аппарата всех активов Ханты-Мансийского автономного округа, а это более семи тысяч описей, что составляет 150 тысяч листов и 500 тысяч заголовков дел. 26 тысяч из них – это особо ценные и наиболее востребованные документы. Когда в федеральных и региональных архивах были закуплены документы по истории Югры раннего периода, их также загрузили в электронный архив.

«Этап создания информационных ресурсов сложный и трудоемкий, он повлек за собой расшивку и реставрацию значительного объема документов», – рассказала Юлия Дружинина.

Директор Госархива Югры Наталия Судакова рассказала о том, что важно было научить пользователей работать с электронным архивом. Был создан собственный сайт, где есть специальный указатель «Электронный архив Югры». Система помогает пользователям сориентироваться и открывает им доступ к электронным ресурсам. С 2011 года проводится большая работа по оцифровке описей, архивных документов, в первую очередь тех, которые за годы использования пришли в ветхое состояние. К концу 2015 года было оцифровано 20% фонда.

С интересом восприняли участники круглого стола рассказ и видеофильм о видеоархивном комплексе Центрального государственного архива Москвы, который представила начальник отдела хранения аудиовизуальных документов Ирина Смирнова. Она же передала в дар Государственному архиву Югры два видеофильма, где москвичи рассказывают о том, какой была Москва в прошлом.

Участники круглого стола «Электронный архив: настоящее и будущее» направили предложения в проект резолюции VIII Международного IT-Форума с участием стран БРИКС и ШОС, где есть такие слова: «Государственные структуры, внедряя информационные технологии и электронные архивы, должны помнить, что они действуют в интересах всего общества и каждого гражданина».




Возврат к списку